Etapy ubiegania się o Grant

ETAP 1 i 2. Złożenie przez Przedsiębiorcę Formularza zgłoszeniowego oraz ocena kwalifikowalności Przedsiębiorstwa przez Grantodawcę

Przedsiębiorca zainteresowany aplikowaniem o uzyskanie Grantu w ramach Projektu, wypełnia
oraz składa Formularz zgłoszeniowy dostępny na witrynie internetowej. Formularz zgłoszeniowy zawiera podstawowe informacje o Przedsiębiorstwie oraz o oczekiwanym zakresie wsparcia oferowanego w ramach Projektu. Grantodawca w ciągu maksymalnie 5 dni roboczych[1] dokona oceny złożonego Formularza zgłoszeniowego pod kątem spełnienia przez Przedsiębiorcę podstawowych wymogów formalnych, określonych w § 5-8 Regulaminu. O wyniku oceny Przedsiębiorca zostanie poinformowany drogą pocztową i/lub e-mail. Jeżeli wynik oceny będzie pozytywny, uzasadnienie oceny zawierać będzie również wskazanie konsultanta ze strony Grantodawcy, będącego właściwą osobą do dalszych kontaktów. Konsultant bez zbędnej zwłoki nawiąże kontakt z Przedsiębiorcą celem ustalenia szczegółów i harmonogramu dalszej współpracy. Jeżeli wynik oceny będzie negatywny, uzasadnienie oceny będzie zawierać powody odrzucenia Formularza zgłoszeniowego oraz ewentualne wskazówki dotyczące jego poprawy, w celu stworzenia Przedsiębiorcy możliwości ponownego zgłoszenia do udziału w Projekcie.

ETAP 3. Wybór Wykonawcy Usługi przez Przedsiębiorcę

W formularzu zgłoszeniowym Przedsiębiorca wskazuje:

1. czy dokona wyboru Wykonawcy Usługi samodzielnie,
2. czy potrzebuje pomocy Grantodawcy w znalezieniu potencjalnego Wykonawcy Usługi.

Ad. 1. W przypadku, gdy Przedsiębiorca dokonuje wyboru Wykonawcy Usługi samodzielnie, zobowiązany jest do zastosowania procedur zapewniających, że wydatki związane z realizacją Usługi zostaną przez Grantobiorcę poniesione w sposób oszczędny, tzn. że przyjęte ceny Usługi
są niezawyżone w stosunku do średnich cen i stawek rynkowych oraz spełniający wymogi uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

W związku z tym, przed dokonaniem wyboru Wykonawcy Usługi Przedsiębiorca dokonuje badania rynku dotyczącego świadczenia Usługi. W procesie badania rynku dotyczącego świadczenia Usługi Przedsiębiorca jest zobowiązany do stosowania następujących zasad:

1. upublicznienia zapytania na witrynie internetowej Przedsiębiorcy i/lub skierowania zapytań do minimum trzech potencjalnych Wykonawców Usługi. Przedsiębiorca musi pozyskać
   co najmniej dwie oferty zwrotne w formie pisemnej bądź elektronicznej.
2.  wyboru najkorzystniejszej oferty.

Procedura wyboru Wykonawcy Usługi powinna być przez Grantobiorcę starannie udokumentowana

poprzez zgromadzenie i archiwizację stosownych dokumentów.

Ad. 2. W przypadku, gdy Przedsiębiorca potrzebuje pomocy w wyszukaniu Wykonawcy Usługi, Grantodawca, po weryfikacji Formularza zgłoszeniowego, w którym zawarte będą podstawowe informacje o planowanej do realizacji Usłudze (m.in. nazwa/tytuł planowanej Usługi, wstępny zakres tematyczny), dokona przeglądu obszarów badawczych realizowanych przez jednostki naukowe pod kątem potrzeb badawczych Przedsiębiorcy, a następnie wskaże Przedsiębiorcy jednostki dysponujące kadrą posiadającą odpowiednie kwalifikacje do przeprowadzenia Usługi. Przedsiębiorca wybierze Wykonawcę Usługi spośród jednostek wskazanych przez Grantodawcę, ewentualnie poszerzając tę grupę o innych potencjalnych Wykonawców Uslugi, których zidentyfikuje samodzielnie.
W tym przypadku, Przedsiębiorca również zobowiązuje się do przeprowadzenia procedury wyboru w sposób opisany w punkcie 1.

Wsparcie w ramach ww. etapu jest bezpłatne dla Przedsiębiorcy, a świadczona pomoc nie jest traktowana jako pomoc publiczna/ pomoc de minimis.

ETAP 4. Złożenie Wniosku o przyznanie Grantu w formie papierowej w siedzibie Grantodawcy

1. W celu uzyskania wsparcia w formie Grantu na realizację Usługi, Przedsiębiorca składa do Grantodawcy Wniosek o przyznanie Grantuzawierający informacje o Przedsiębiorstwie i Wykonawcy Usługi oraz o planowanym zakresie i terminie świadczenia Usługi.

Wniosek wypełniony komputerowo wraz z wymaganymi załącznikami powinien zostać podpisany przez osoby uprawnione do reprezentowania Przedsiębiorstwa. Przy wszystkich podpisach należy zamieścić datę, pieczęć imienną oraz pieczęć firmową. Wniosek w formie papierowej wraz z załącznikami powinien być trwale spięty oraz złożony (osobiście/za pośrednictwem Poczty Polskiej/kuriera) w zamkniętej kopercie w siedzibie Grantodawcy w terminach naborów Wniosków określonych w punkcie 2).

Wnioski będą oceniane na bieżąco pod kątem spełnienia formalnych i merytorycznych kryteriów, o których mowa w paragrafach 5-8 Regulaminu. O kolejności rozpatrywania decyduje kolejność składania Wniosków przez Grantobiorców.

• Grantodawca przewiduje dwa terminy naboru Wniosków oraz Formularzy zgłoszeniowych:
• od 15 marca 2022 do 29 kwietnia 2022 do godziny 15:30.
• od 01 czerwca 2022 do 29 lipca 2022 do godziny 15:30.

Wnioski o udzielenie Grantu formalnie muszą wpłynąć do Dolnośląskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A.:

• w przypadku I naboru do 29 kwietnia 2022 do godziny 15:30,
• w przypadku II naboru do 29 lipca 2022 do godziny 15:30.

Decyduje data wpływu do Dolnośląskiej Agencji Rozwoju Regionalnego S.A.

Wnioski, które wpłyną po terminie nie będą rozpatrywane.

We wskazanych terminach nabór Przedsiębiorstw do Projektu będzie miał charakter ciągły
i otwarty, do wysokości puli środków przewidzianych na daną rundę naboru, czyli:

• w przypadku I naboru: do kwoty 1 350 000,00 zł
• w przypadku II naboru: do kwoty 3 375 000,00 zł

Całkowita pula środków przeznaczonych na udzielenia wsparcia finansowego w formie Grantów wynosi 4 725 000,00 zł.

Ewentualne  zmiany terminarza naborów nie stanowią zmiany Regulaminu i będą publikowane na witrynie internetowej Projektu.

• Stosownie do liczby napływających wniosków oraz tempa wykorzystania środków finansowych w danym naborze, nabór może zostać wstrzymany. Informacja o wstrzymaniu naboru w związku z wykorzystaniem puli środków na daną rundę zostanie opublikowana niezwłocznie na witrynie internetowej projektu.

 

ETAP 5-8. Weryfikacja formalna i merytoryczna Wniosku o przyznanie Grantu, decyzja o przyznaniu Grantu, podpisanie Umowy o udzielenie Grantu.

Ocena formalna

Grantodawca w ciągu maksymalnie 10 dni roboczych[2] dokonuje oceny formalnej złożonego Wniosku pod kątem spełniania przez Przedsiębiorcę wymogów, o których mowa w § 5-8 Regulaminu
oraz informuje Przedsiębiorcę drogą pocztową i/lub elektroniczną o przyjęciu/odrzuceniu Wniosku, bądź wyznacza termin oraz sposób jego uzupełnienia /poprawy. Poprawiony/uzupełniony Wniosek należy złożyć w siedzibie Grantodawcy w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o jego uzupełnieniu/poprawie.  Poprawiony/uzupełniony Wniosek ponownie podlega ocenie Grantodawcy – jeżeli nie uwzględniono w nim uwag z pierwszej weryfikacji, Grantodawca informuje pisemnie Przedsiębiorcę o odrzuceniu Wniosku. W przypadku pozytywnej oceny, informacja o ocenie zawiera dane kontaktowe konsultanta wyznaczonego przez Grantodawcę jako osobę właściwą do dalszych kontaktów z Przedsiębiorcą.

Ocena merytoryczna

Po pozytywnej weryfikacji Wniosku pod względem formalnym, Wniosek zostaje skierowany przez Grantodawcę do weryfikacji merytorycznej. Ocena merytoryczna Wniosku dokonywana jest przez ekspertów zewnętrznych wybranych przez Grantodawcę w drodze otwartego naboru.

Eksperci wybrani do oceny merytorycznej Wniosków są specjalistami w dziedzinach Dolnośląskich Inteligentnych Specjalizacji, określonych w dokumencie „Dolnośląska Strategia Innowacji 2030”, przyjęta uchwałą Zarządu Województwa Dolnośląskiego nr 3270/VI/21 w dniu 05.01.2021. Do oceny merytorycznej każdego Wniosku Grantodawca powołuje dwóch niezależnych ekspertów zewnętrznych z dziedziny i zakresu tematycznego zgodnego z zakresem danego Wniosku. Eksperci dokonują oceny merytorycznej w ciągu maksymalnie 15 dni roboczych[3] od dnia przekazania Wniosku do oceny. Termin może ulec wydłużeniu, jeżeli eksperci zwrócą się do Przedsiębiorstwa o dodatkowe wyjaśnienia. Przedsiębiorstwo powinno dostarczyć dodatkowe wyjaśnienia w ciągu 5 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o takim wymaganiu. Przekazany do oceny merytorycznej Wniosek, w celu zapewnienia poufności danych nie będzie zawierać danych Przedsiębiorstwa oraz Przedsiębiorcy. Niezależnie od tego ekspert, przed otrzymaniem Wniosku do oceny, podpisuje deklarację poufności dot. ocenianego Wniosku. Po zakończonej ocenie merytorycznej eksperci przekazują Grantodawcy karty oceny merytorycznej Wniosku. W przypadku rozbieżności w ocenie dokonanej przez obu ekspertów, Grantodawca zleca niezależną ocenę Wniosku trzeciemu ekspertowi zewnętrznemu. W takim przypadku, trzeci ekspert jest zobowiązany do oceny Wniosku w ciągu 5 dni roboczych.

Ostateczne stanowisko w sprawie udzielenia dofinansowania ustalane jest przez Kierownika oraz Koordynatora Projektu w formie decyzji o przyznaniu Grantu.

Grantobiorca, którego Wniosek o przyznanie Grantu zostanie pozytywnie rozpatrzony, zobowiązany zostanie do złożenia, przed podpisaniem Umowy o udzielenie Grantu, oświadczenia o braku podwójnego dofinansowania wybranej do realizacji usługi.

W przypadku negatywnej oceny Wniosku, Przedsiębiorcy przekazywane jest uzasadnienie negatywnej oceny i odrzucenia Wniosku. Przedsiębiorca może złożyć nowy Wniosek w danym bądź kolejnym naborze bez konieczności składania Formularza. Dopuszczalne jest jednokrotne ponowne złożenie nowego Wniosku. W przypadku nowego Wniosku procedura weryfikacji formalnej i merytorycznej przebiega w sposób opisany w niniejszym punkcie, z zastrzeżeniem braku możliwości ponownego złożenia Wniosku na tę samą Usługę, w przypadku negatywnej oceny merytorycznej.

W przypadku pozytywnej oceny i decyzji o przyznaniu Grantu Konsultant Grantodawcy, wskazany przy ocenie formalnej wniosku, przekazuje Grantobiorcy drogą e-mailową elektronczną wersję Umowy. Grantobiorca w terminie 7 dni roboczych od jej otrzymania dostarcza osobiście lub drogą pocztową 2 egzemplarze Umowy podpisanej przez osoby uprawnione do reprezentowania Przedsiębiorcy.

Okres świadczenia Usługi może wynieść maksymalnie 6 miesięcy, liczonych od dnia zawarcia przez Grantobiorcę z Wykonawcą Usługi  umowy na realizację Usługi z zastrzeżeniem, że:

• Zawarcie przez Grantobiorcę umowy z Wykonawcą Usługi na realizację Usługi musi nastąpić w maksymalnym okresie 30 dni kalendarzowych od dnia zawarcia przez Grantobiorcę Umowy o udzielenie Grantu;
• termin dostarczenia przez Grantobiorcę kompletnego Wniosku o refundację do Grantodawcy wynosi 10 dni kalendarzowych i jest liczony od dnia następnego po dniu zakończenia realizacji Usługi określonego we Wniosku oraz Umowie.
• ostateczną datą zakończenie realizacji Usługi jest  18.03.2023 roku.
• ostateczną datą złożenia poprawnego i kompletnego Wniosku o refundację jest 28.03.2023 roku. Jest to termin ostateczny i nie przewiduje się możliwości przedłużenia tego terminu.

Termin świadczenia Usługi proponowany we Wniosku musi odpowiadać powyższym wymaganiom,
a ponadto będzie wymagać akceptacji Grantodawcy na etapie zawierania Umowy z Grantobiorcą.

Grantobiorca może ponosić wydatki związane z realizacją Usługi po podpisaniu Umowy
na realizację projektu pn. „Bon na Innowacje 2022-2023”.

ETAP 9 i 10. Świadczenie Usługi przez Wykonawcę Usługi. Wykonawca Usługi wystawia fakturę/ rachunek za wykonaną Usługę.

Grantobiorca zawiera umowę z Wykonawcą Usługi na świadczenie Usługi określonej we Wniosku. Umowa pomiędzy Grantobiorcą a Wykonawcą Usługi powinna określać m.in. zasady ich współpracy, zakres zadań, terminy realizacji zadania i zapłaty, jak również wszelkie regulacje prawne związane
z wykonywaniem umowy (np. kary umowne za nienależyte wykonanie umowy, prawo własności intelektualnej itp.).

Po zakończeniu realizacji Usługi sporządzany jest protokół odbioru Usługi i wystawiana faktura bądź rachunek. W przypadku prac realizowanych etapowo dopuszczalne jest ich rozliczanie odpowiednimi do tych etapów fakturami/rachunkami i protokołami odbioru. Pozyskanie potwierdzenia świadczenia Usługi w formie protokołu jej odbioru oraz faktury/rachunku jest niezbędne do rozliczenia Grantu i jest obowiązkiem Grantobiorcy. Wartość faktury/rachunku z tytułu wykonanej Usługi jest rzeczywistą wartością zrealizowanej Usługi (zgodnie z umową zawartą pomiędzy Grantobiorcą a Wykonawcą Usługi).

ETAP 11. Dokonanie płatności za wykonaną Usługę przez Grantobiorcę

Po odbiorze wszelkich prac, związanych z Usługą, wykonanych przez Wykonawcę Usługi na rzecz Grantobiorcy, Grantobiorca dokonuje płatności kwoty wskazanej na fakturze/rachunku bądź fakturach/rachunkach, jeżeli prace są realizowane i rozliczane etapowo, w terminie (terminach)
i na konto wskazane w fakturze/rachunku (fakturach/rachunkach) wystawionym przez Wykonawcę Usługi.

ETAP 12. Dostarczenie przez Grantobiorcę Wniosku o refundację do Grantodawcy

W terminie wskazanym w Umowie o udzielenie Grantu, przy czym nie później niż 10 dni roboczych od dnia zakończanie realizacji Usługi, Grantobiorca dostarcza do Grantodawcy komplet dokumentów potwierdzających wykonanie Usługi, tj.:

– wypełniony i podpisany Wniosek o refundację,

– obustronnie podpisany protokół odbioru wykonanej Usługi bądź poszczególnych etapów realizacji Usługi zawierający raport z wykonanej Usługi wraz z ewentualnymi załącznikami podpisany przez Wykonawcę usługi i Grantobiorcę,

– poświadczoną przez Grantobiorcę za zgodność z oryginałem kopię faktury/rachunku za wykonanie Usługi bądź kopii faktur/rachunków jeżeli prace były realizowane i rozliczane etapowo. Grantobiorca jest zobowiązany do naniesienia, na każdym oryginale faktury/rachunku, adnotacji świadczącej o otrzymaniu przez niego dofinansowania (zgodnie z wzorem przekazanym przez Grantodawcę),

– dowód zapłaty faktury/rachunku,

– poświadczoną przez Grantobiorcę za zgodność z oryginałem kopię umowy z Wykonawcą wraz z ewentualnymi aneksami,

– potwierdzenie realizacji działań informacyjno-promocyjnych przez Grantobiorcę,

– oświadczenie Grantobiorcy (złożone na udostępnionych wzorach) w zakresie: poniesienia wydatków w sposób oszczędny, tzn. niezawyżony w stosunku do średnich cen i stawek rynkowych i spełniający wymogi uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, braku wystąpienia podwójnego dofinansowania wydatków, prawnej możliwości odzyskania podatku od towarów i usług (VAT) – (jeżeli dotyczy).

– ewentualnie inne dokumenty ściśle związane ze świadczeniem Usługi.

Ostateczną datą złożenia poprawnego i kompletnego Wniosku o refundację jest  28.03.2023 roku. Jest to termin ostateczny i nie przewiduje się możliwości przedłużenia tego terminu.

ETAP 13. Weryfikacja formalna oraz merytoryczna Wniosku o refundację przez Grantodawcę

Grantodawca w terminie maksymalnie 7 dni roboczych[4] od otrzymania Wniosku o refundację dokonuje jego weryfikacji w zakresie spełnienia warunków Umowy i informuje drogą pocztową
i/lub elektroniczną o jego przyjęciu/odrzuceniu, bądź wyznacza Grantobiorcy termin oraz sposób jego uzupełnienia /poprawy. Poprawiony/uzupełniony Wniosek o refundację należy złożyć w siedzibie Grantodawcy w ciągu 7 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o jego uzupełnieniu/poprawie.  Poprawiony/uzupełniony Wniosek o refundację ponownie podlega ocenie Grantodawcy – dopuszczalna jest maksymalnie dwukrotna możliwość poprawy Wniosku.
Jeżeli nie uwzględniono w nim uwag z weryfikacji, Grantodawca informuje pisemnie Grantobiorcę
o odrzuceniu Wniosku o refundację, a tym samym Grantobiorca traci uprawnienia do uzyskania Grantu.

W przypadku uznania przez Grantodawcę wydatków wykazanych we Wniosku o refundację
za niekwalifikowane Grantobiorca traci prawo do uzyskania Grantu oraz będzie musiał zapewnić środki własne na ich sfinansowanie.

ETAP 14. Wypłata Grantu Grantobiorcy przez Grantodawcę (85% wartości netto Usługi).

Grantobiorca otrzyma w ramach Projektu Grant w formie refundacji maksymalnie 85% wartości netto faktury/rachunku wystawionego przez Wykonawcę Usługi za Usługę zrealizowaną na rzecz Grantobiorcy, nie więcej jednak niż  135 000,00 zł.

Grantodawca, po akceptacji Wniosku o refundację, realizuje płatność na konto Grantobiorcy
w terminie wskazanym w Umowie.

Brak środków finansowych na koncie Projektu, związany np. z opóźnieniami w przekazywaniu okresowych płatności ze strony Instytucji Pośredniczącej, może być podstawą opóźnienia w dokonaniu zapłaty kwot wynikających z Wniosku o refundację.

[1] Okres ten może ulec wydłużeniu w uzasadnionych przypadkach, zwłaszcza w przypadku jednoczesnego wpływu do Projektu znacznej liczby formularzy zgłoszeniowych.

[2] Okres ten może ulec wydłużeniu w uzasadnionych przypadkach, zwłaszcza w przypadku jednoczesnego wpływu do Projektu znacznej liczby Wniosków.

[3] Okres ten może ulec wydłużeniu w uzasadnionych przypadkach, zwłaszcza w przypadku jednoczesnego wpływu do Projektu znacznej liczby Wniosków.

[4] Okres ten może ulec wydłużeniu w uzasadnionych przypadkach, zwłaszcza w przypadku jednoczesnego wpływu do Projektu znacznej liczby Wniosków o refundację.